Dit keer brengen wij een aantal handigheden binnen Outlook onder de aandacht waarmee u uw productiviteit en effectiviteit kunt vergroten.
E-mail op kleur
Tussen de vele e-mails die u dagelijks ontvangt, zitten veel berichten waarop u slechts ge-cc’d wordt. Hoe handig zou het zijn als in een oogopslag zichtbaar was welke berichten alleen aan u zijn gericht, zodat u gemakkelijker prioriteit kunt aanbrengen in de verwerking van alle e-mails?
Het is kinderlijk eenvoudig om dit voor elkaar te krijgen:
• Ga vanuit Postvak IN naar menu Extra en kies de optie Indelen.
• Klik op Kleuren gebruiken.
• Kies vervolgens achter ‘Berichten die alleen aan mij verzonden worden’ de gewenste kleur en schakel de optie in.
Zoals u ziet, kunt u ook kleurcodes instellen voor bepaalde afzenders. Hiervoor gaat u in Postvak IN op een bericht van de gewenste afzender staan. Ga daarna via menu Extra opnieuw naar de optie Indelen en Kleuren gebruiken om de gewenste kleur in te schakelen voor de gekozen afzender.
Gebruik deze mogelijkheid extra slim en wijs een kleur toe aan afzenders die allen betrokken zijn bij een bepaald project!
De opmaak werkt alleen in de map waarin de kleurcode is aangemaakt. Als het bericht naar een andere map wordt verplaatst, dan verdwijnt de kleuropmaak.
In de herhaling - en waarschijnlijk niet voor het laatst: check niet voortdurend uw e-mail
Lastig om niet meteen te kijken wat er binnenkomt als u de mailwaarschuwing hoort en ziet, toch? Maar om echt productief te kunnen blijven, is het belangrijk dat u niet de hele dag de e-mail controleert. En dus zou u de automatische meldingen eigenlijk moeten uitzetten.
Hiervoor gaat u via Opties in het menu Extra onder het tabblad Voorkeuren naar de E-mail opties. Kies dan Geavanceerde e-mailopties en klik vervolgens de vinkjes weg bij ‘Bij het ontvangen van nieuwe onderwerpen in mijn Postvak IN’.
Maar hoe weet u voortaan dat u nieuwe berichten hebt ontvangen? Door gewoon op gezette tijden uw ingekomen post te controleren!
Agenda: niet alleen voor vergaderingen en andere geplande zakelijke afspraken
Gebruik uw agenda als de leidraad voor uw dag. Noteer daarom niet alleen vergaderingen en andere geplande afspraken in uw agenda, maar blokkeer voor beter timemanagement tijd om aan bepaalde projecten te werken. Zeggen dat u ’s middags ergens aan gaat werken, is immers iets heel anders dan er daadwerkelijk tijd voor reserveren in de agenda en er echt voor gaan!
Probeer voor betere herkenning ook kleurcodering toe te passen op agenda-items (rechter muisklik op de notitie en bij Categorie een kleur kiezen), bijvoorbeeld rood voor vergaderingen, groen voor andere afspraken, geel voor persoonlijke onderwerpen, of blauw voor de lunch en pauzes, et cetera.
Deelt u uw agenda met anderen? Dan kunt u privéafspraken als ‘persoonlijk’ markeren (rechter muisklik en kies de optie Persoonlijk), zodat anderen de details van die afspraken niet kunnen zien.Out-of-office assistent: niet alleen wanneer u op vakantie bent
De out-of-office-assistent of autoresponder is een fantastische tool die kan worden gebruikt voor een mededeling die u naar believen kunt gebruiken en wijzigen. Bent u bijvoorbeeld de hele dag in vergadering? Maak dan een automatisch antwoordbericht waarin u laat weten dat u pas morgen in de gelegenheid bent om mails te beantwoorden.
Als in het menu Extra geen opdracht Wizard Afwezigheid beschikbaar is, dan hebt u waarschijnlijk geen Exchange Server-account. U kunt de meeste functies van de Wizard Afwezigheid echter nabootsen met behulp van regels. De Outlook helpfunctie beschrijft uitgebreid hoe u dit doet:
Maak eerst een berichtsjabloon
• Typ in een nieuw e-mailbericht (tekst zonder opmaak) de berichttekst die u als automatisch antwoord wilt verzenden.
• Sla die e-mail op als Outlook-sjabloon (*.oft) onder een zelfgekozen bestandsnaam.
Maak daarna vanuit de optie Regels en waarschuwingen onder het menu Extra een Nieuwe regel aan.
• Klik onder Beginnen met een lege regel op Berichten controleren als deze aankomen en klik daarna op Volgende.
• Schakel het selectievakje Alleen aan mij verzonden en de andere gewenste criteria in en klik op Volgende.
• Wanneer u een dialoogvenster ziet met de melding dat deze regel zal worden toegepast op elk bericht dat u ontvangt, klik dan op Ja.
• Schakel onder Wat wilt u met het bericht doen? het selectievakje Beantwoord het bericht met een specifiek sjabloon in.
• Klik onder Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) op een specifiek sjabloon.
• Klik in het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon in het vak Zoeken in op Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
• Selecteer het sjabloon dat u zojuist hebt gemaakt en klik vervolgens op Openen en klik op Volgende.
• Schakel eventueel de selectievakjes in om uitzonderingen voor de regel voor automatisch beantwoorden op te geven en klik op Volgende.
• Typ onder Stap 1: geef een naam op voor deze regel een naam voor de regel voor automatisch beantwoorden en klik vervolgens op Voltooien.
